Когда компания переходит на гибридную или полностью дистанционную работу, важно создать условия, которые помогут сотрудникам эффективно выполнять свои задачи в новой среде. Рассмотрим, как организовать удаленную работу, как оформить сотрудника на удаленную работу, наладить рабочие процессы и контролировать выполнение задач.

Оформление документов для удалённого сотрудника

Первое, с чего стоит начать — это правильное юридическое оформление. Вот, как оформить удаленного сотрудника:

1. Дополнительное соглашение. Нужно внести изменения в действующий трудовой договор, составив дополнительное соглашение, которое регламентирует режим удаленной работы, способы связи с сотрудниками и порядок предоставления отчетности.

2. График работы. В договоре нужно прописать, как будет отслеживаться рабочее время — это может быть фиксированный график, либо гибкий, в зависимости от условий.

3. Оборудование и ПО. Если компания предоставляет технику, важно закрепить в соглашении правила её использования и ответственности за оборудование.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Чтобы сотрудники могли работать удаленно без потери продуктивности, важно обеспечить их всем необходимым для работы и удобно организовать рабочие процессы.

Подготовка инфраструктуры

Сотрудникам нужен стабильный доступ к корпоративным системам и инструментам. Вот, что нужно предусмотреть:

• Быстрый интернет и необходимые программы

• Доступ к облачным платформам

• Инструменты для общения и совместной работы — ПО для видеоконференций, чаты, корпоративные мессенджеры

Организация коммуникации

Регулярные собрания по видеосвязи помогут держать команду в курсе происходящего и оперативно решать текущие задачи. Система отчетности позволит эффективно контролировать выполнение задач и оценивать производительность.

Создание условий для работы на дому

Как организовать рабочее место на удаленке? Для качественной работы из дома сотрудникам нужно создать удобное рабочее пространство, обеспечить компьютерной техникой и необходимым оборудованием. В случае необходимости компания должна предоставить специализированное оборудование, например, ноутбуки или видеотехнику.

Как организовать контроль за удаленной работой

Чтобы сохранять высокую производительность команды, можно использовать специальные инструменты для мониторинга и учёта рабочего времени:

• Программы для отслеживания времени. Такие решения, как Time Doctor или Hubstaff, помогут руководителям отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач.

• Онлайн-доски. Платформы, такие как Trello или Asana, дают возможность руководителям отслеживать процесс выполнения задач на всех этапах.

Как организовать работу на удаленке: краткий итог

Для успешной организации удалённой работы компании необходимо юридически правильно оформить трудовые отношения, обеспечить персонал необходимыми ресурсами и наладить регулярную коммуникацию. Такой подход поможет сохранить высокую производительность и поддержать эффективную работу команды.